….Productividad para Arquitectos: Sistemas de Gestión del Tiempo..Produktivität für Architekten: Zeitmanagementsysteme….

....España..Spanien....

10 dic.

….Como mejorar el uso de tu tiempo..So nutzen Sie Ihre Zeit besser….

….Mucha gente ha probado y desarrollado distintas metodologías para organizar su agenda de manera más eficiente. Aquí te vamos a hablar de dos maneras que hoy en día son bien conocidas y ampliamente utilizadas. Esto no significa que tengan que ser tus sistemas, pero quizá así comiences a plantearte cómo es tu sistema y en que podrías mejorarlo..Es wurden verschiedene Methoden ausprobiert und entwickelt, um Terminkalender effizienter zu gestalten. An dieser Stelle sollen zwei Methoden vorgestellt werden, die heutzutage sehr bekannt und weit verbreitet sind. Das bedeutet nicht, dass es sich dabei um für Sie passende Methoden handelt, aber vielleicht hilft es Ihnen dabei, Ihr System zu analysieren, Schwachstellen aufzuzeigen sowie Verbesserungsvorschläge zu finden….

a/ Time Blocking

….Todos hacemos una parte de Time Blocking en nuestro tiempo, en nuestra agenda apuntamos las reuniones, quizá reservamos el tiempo para la comida y conseguimos una apariencia de agenda estructurada. Esto es una buena base, pero le falta organización y reflexión. ..Time Blocking wird von uns allen praktiziert, denn wir organisieren Besprechungen anhand unseres Terminkalenders, halten uns zum Beispiel die Mittagsstunden frei und haben einen halbwegs strukturierten Tagesablauf. Und das ist eine gute Grundlage, doch es fehlt an Organisation und Reflexion. ….

….El Time Blocking no es la panacea, es más, sin reflexión no vale para nada. Pero con la debida reflexión y cuestionamiento, puede convertirse en una poderosa herramienta para aumentar nuestra productividad y mejorar nuestro rendimiento. Muchas veces si nos planteamos hacer una tarea en un día, nos lleva un día, pero si la planteas en 4 horas, nos dura cuatro horas ¿Te ha pasado alguna vez?..Time Blocking ist kein Allheilmittel, vielmehr ist es ohne regelmäßiges Reflektieren wertlos. Aber ein richtiges Reflektieren und Hinterfragen kann ein wirkungsvolles Tool sein, um seine Produktivität und Leistung zu steigern und zu verbessern. Wenn man sich vornimmt, eine Arbeit an einem Tag zu erledigen, dann braucht man oftmals auch einen Tag dafür, plant man jedoch, sie in 4 Stunden zu erledigen, braucht man auch nur die vier Stunden dafür. Kommt Ihnen das bekannt vor?….

….¿Cómo empezamos? Primero debemos ver todas nuestras acciones diarias, semanales y mensuales y decidir cuándo sería su mejor momento de realización. Haz una lista con todo y una vez terminada piensa: ¿Cuál es tu prioridad por la mañana? ¿Tienes un trabajo importante que terminar o se trata de contestar emails? Piensa cuándo estás más fresco para esos trabajos importantes, en qué momentos prefieres tener las reuniones. Plantea tu semana ideal, pero siempre dejando espacios suficientes entre tareas y luego ponla a prueba. ..Doch wo und wie sollte man anfangen? Zunächst sollte man alle Tages-, Wochen- und Monatstätigkeiten erfassen und entscheiden, wann der jeweils beste Zeitpunkt ist, diese zu erledigen. Erstellen Sie eine Liste all dieser Tätigkeiten und stellen Sie sich die folgenden Fragen: Welche Aufgaben erledige ich am besten morgens? Muss ich wichtige Aufgaben erledigen oder E-Mails beantworten? Überlegen Sie sich, zu welcher Tageszeit sie wichtige Aufgaben am besten erledigen können und zu welcher Tageszeit Sie es vorziehen, Besprechungen abzuhalten. Planen Sie Ihre ideale Woche. Lassen Sie dabei immer genügend Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben und probieren Sie dann Ihre Planung aus. ….

….Lo normal será estar un par de semanas haciendo cambios o adaptando horarios, pero si se toma en serio y encuentras el grado de flexibilidad que te funciona, es realmente efectivo. Y más por la parte de reflexionar qué hacemos con nuestro tiempo que por el diseño final que hagamos de nuestra agenda. ..In den ersten Wochen ist es normal, Änderungen vorzunehmen oder den Zeitplan anzupassen, bleibt man aber am Ball und findet den für einen selbst funktionierenden Grad an Flexibilität, handelt es sich um eine sehr effiziente Methode. Und zwar mehr im Hinblick auf das Reflektieren darüber, wie man seine Zeit nutzt, als im Hinblick auf die endgültige Gestaltung des Terminkalenders. ….

b/ GTD

….Getting things done o GTD es un sistema de organización del tiempo para los más osados o capacitados para seguir una metodología. Si eres algo anárquico y no crees que eso te suponga un problema ni lo intentes. ..Getting things done oder GTD ist ein Zeitmanagementsystem für Mutige und für all diejenigen, die einer Methode folgen können. Ist man etwas anarchisch veranlagt und hat man damit kein Problem, sollte man gar nicht erst versuchen, sich diese Methode anzueignen. ….

….El sistema GTD requiere de una reflexión mucho más profunda para su correcta utilización y establece una serie de prioridades en tus objetivos, proyectos y tareas. Se puede llegar a mezclar con Time blocking, pero como te digo, tras mucho trabajo. ..Eine korrekte Anwendung von GTD erfordert ein tiefes Reflektieren und man muss eine Reihe an Prioritäten in Bezug auf Ziele, Projekte und Aufgaben setzen. GTD kann zusammen mit Time Blocking verwendet werden, aber wie gesagt, erst nach einer Menge Arbeit. ….

….La metodología se basa en cinco pasos: Capturar, Aclarar, Organizar, Revisar, Hacer..Die Methode beruht auf fünf Schritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren, Erledigen….

….Capturar todas las tareas por hacer, libros por leer, pelis que ver algún día y cualquier idea que nos venga a la cabeza. La idea es liberar nuestra mente del trabajo de recordar, que quería hacer yo hoy, que le dije a este, cuál fue esa idea que se me ocurrió...Todo apuntado y la mente en paz. ..Das Erfassen aller zu erledigenden Aufgaben, aller Bücher, die man lesen möchte, aller Filme, die man irgendwann sehen möchte, und aller Ideen, die einem in den Sinn kommen. Dabei geht es darum, sich davon zu befreien, immer wieder daran zu denken, was man erledigen wollte: Was wollte ich heute tun, was habe ich noch mal mit jemanden ausgemacht, was war das für eine Idee, die ich hatte... Ist alles aufgeschrieben, hat man den Kopf frei. ….

….Aclarar sería la correcta asignación de esas tareas, a que proyecto pertenecen, que prioridad tienen y como se alinean con mis objetivos para su correcta organización, ahí les asignaremos una fecha de ejecución o una posición en nuestra prioridades o listas de tareas. ..Klären bedeutet in diesem Zusammenhang, alle Aufgaben ihrem jeweiligen Projekt zuzuordnen, Prioritäten zu setzten und zu prüfen, ob sie mit meinem Vorgehen eines korrekten Organisierens übereinstimmen. Danach werden die Aufgaben terminiert, ihnen Prioritäten zugewiesen oder To-do-Listen erstellt. ….

….Diariamente tenemos que revisar estas tareas, al comenzar el día y ver cuales son importantes y al terminarlo para evaluar cómo fue y plantear el día siguiente. Tras esta revisión ya tenemos claro cuales son las tareas a ejecutar ese día. ..Dabei muss ein tägliches Reflektieren über die Aufgaben stattfinden, und zwar zu Beginn des Tages, um zu sehen, welche Aufgaben wichtig sind, und am Ende des Tages, um zu bewerten, wie es gelaufen ist, und um den nächsten Tag zu planen. Nach diesem Reflektieren wird deutlich, welche Aufgaben an diesem Tag zu erledigen sind. ….

….Algunos usuarios de esta metodología recomiendan elegir tres temas u objetivos que cumplir al día, un objetivo personal y uno social, pero esto es muy relativo y dependiente del trabajo de cada uno. Lo que está claro es que trocear los trabajos en pequeñas tareas las convierte en más sencillas y aporta una sensación de avance y realización mayor que si intentamos abordar los temas como un todo.

Si te interesa profundizar en esta metodología te recomiendo acudir a su creador David Allen, leyendo el libro Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity. ..Einige Nutzer dieser Methode empfehlen, pro Tag drei Themen oder Ziele zu wählen, ein persönliches Ziel und ein soziales Event, aber das ist von Person zu Person verschieden und hängt von der jeweiligen Arbeit ab. Klar ist aber, dass Aufgaben durch das Aufteilen in kleinere Arbeitseinheiten einfacher erledigt werden können und ein Gefühl des Vorankommens und der Vollendung vermittelt wird.

Wenn Sie Interesse an dieser Methode haben, empfehle ich Ihnen das Buch Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity von David Allen, der Erfinder dieser Methode. ….